Selon son rôle au sein de l'organisation, un utilisateur peut avoir la possibilité de participer aux révisions et/ou aux procédures d'approbation des documents. Le Yonder Online Reader distingue les cas d'utilisation suivants :

• Émettre une demande de modification : permet aux utilisateurs disposant de l’ensemble d’autorisations approprié d’émettre des demandes de modification pour des documents spécifiques.
• Workflow : Les demandes de modification émises par un utilisateur donné sont généralement discutées et potentiellement approuvées via des procédures d'approbation spécifiques au client. Les détails des workflows sous-jacents dépendent fortement de vos processus internes de révision et d'approbation.
• Modification des demandes de changement : au cours d'un flux de travail donné, les utilisateurs sélectionnés au sein de l'organisation peuvent avoir l'autorisation de modifier une demande de changement et/ou d'implémenter une version préliminaire pour une demande de changement donnée.

Autorisations

Les utilisateurs ne peuvent participer aux procédures de révision et/ou d'approbation que s'ils disposent des autorisations nécessaires. Ces restrictions sont définies par l'organisation et ne peuvent donc pas être détaillées ici.

Cependant : le tableau de bord Yonder Online Reader fournit une indication sur la question de savoir si un utilisateur donné est autorisé à participer aux flux de travail : si la colonne Mon Workflow n'est pas visible sur le tableau de bord des utilisateurs, cela indique clairement que les utilisateurs n'ont pas l'autorisation de participer directement aux procédures de révision et/ou d'approbation à ce moment.

Demandes de modification d'émission

Pour émettre une demande de modification, accédez au document concerné et au module d'information correspondant. Dans la vue détaillée du module, cliquez sur l'onglet « DEMANDES DE MODIFICATION » et cliquez sur le signe plus en bas à droite.

Remarque : si le signe plus n’est pas visible, cela signifie que l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’émettre des demandes de modification pour le document particulier.

Après avoir cliqué sur le signe plus, l'utilisateur se voit proposer plusieurs options sur la portée de la demande de modification :

• Modifier le contenu : Proposer des modifications pour le contenu existant.
• Modifier le titre : Proposer des modifications pour le titre du module d'information.
• Ajouter un module : Proposer d’ajouter un tout nouveau module d’information.
• Supprimer le module : Proposer de supprimer complètement le module d’information.

À titre d’illustration, voyons comment procéder après avoir sélectionné l’option « Modifier le contenu ».

Une fois sélectionné, une fenêtre d'éditeur apparaît.

Les utilisateurs peuvent désormais modifier le texte selon leurs besoins tout en le mettant en forme grâce à la boîte à outils fournie (1). Pour repartir de zéro, cliquez simplement sur le bouton RÉINITIALISER (2).

Une fois les modifications proposées terminées, cliquez sur le bouton SUIVANT (3).

L'utilisateur est ensuite invité à proposer un titre pour les modifications respectives, comme illustré dans l'image ci-dessous.

Dès qu'un utilisateur clique sur le bouton « SOUMETTRE », la demande de modification est automatiquement intégrée au processus d'approbation du document. Les parties prenantes concernées sont informées par e-mail une fois par jour.

Comme le montre l'image ci-dessous, la demande de modification est désormais également visible sous l'onglet « DEMANDE DE MODIFICATION » du module d'information (1). Cette vue inclut également son statut actuel (2), reflétant ainsi l'avancement de la procédure d'approbation correspondante. Pour accéder à nouveau aux détails de la demande de modification, il suffit de cliquer sur celle-ci (1).

Les utilisateurs peuvent également suivre et accéder aux détails des demandes de modification qu'ils ont émises eux-mêmes via l'onglet MY CR situé sur le tableau de bord Yonder Reader , comme illustré dans l'image ci-dessous (1).

En fonction de la configuration du flux de travail d'approbation, un utilisateur est informé de la procédure de la demande de modification émise via la section NOTIFICATIONS (2) et potentiellement par courrier électronique.

Workflow

Les processus d'approbation basés sur Workflow permettent aux utilisateurs sélectionnés, en fonction de leur rôle, de participer aux discussions et/ou d'approuver les étapes du flux de travail.

Les parties prenantes requises pour une étape particulière du flux de travail sont automatiquement notifiées via l'onglet NOTIFICATIONS situé sur le tableau de bord Yonder Reader (voir l'image ci-dessous) et potentiellement également par e-mail.

Pour accéder au workflow, cliquez sur l'élément correspondant dans la section « NOTIFICATIONS » mentionnée précédemment. La vue détaillée du workflow s'affiche alors automatiquement, comme illustré ci-dessous.

Édition dans le frontend

Modifier la demande de modification

Les utilisateurs sélectionnés peuvent avoir l’autorisation de modifier une demande de modification donnée dans certaines étapes du flux de travail d’approbation.

Pour ce faire, cliquez sur l'icône de modification affichée dans la fenêtre « Texte de la proposition », comme illustré ci-dessous. Remarque : Si vous ne voyez pas l'icône de modification, cela signifie soit que vous n'avez pas l'autorisation de modifier la demande de modification, soit qu'il est impossible de le faire à cette étape du processus.

Rejeter une demande de modification soulevée accidentellement/ou dupliquée

Il est possible de « REJETER » une demande de modification à l'étape « En cours d'analyse ». Il suffit de cliquer sur le bouton « REJETER » pour que la demande soit rejetée et ne soit pas prise en compte dans le processus de révision. Selon le workflow spécifique créé pour votre locataire/documents, il peut y avoir d'autres moments où il est possible de rejeter une demande de modification, et pas seulement à l'étape « En cours d'analyse », comme illustré ci-dessus.

Veuillez noter qu'une demande de modification qui a été déplacée dans le flux de travail pour être « En cours de modification » ne peut actuellement pas être rejetée ou supprimée. Dans le cas rare où une demande de modification doit être supprimée dans le statut de modification, pour des raisons opérationnelles, veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour en discuter au cas par cas afin de trouver la bonne solution.

Mettre en œuvre la version préliminaire

Pour garantir qu'une demande de modification approuvée est effectivement mise en œuvre et publiée avec la prochaine révision du document, elle doit être mise en œuvre sous forme de version préliminaire.

La version préliminaire d'une demande de modification donnée doit être implémentée au cours de l'étape correspondante d'un flux de travail donné, souvent appelée étape « En cours d'édition ».

Pour ce faire, commencez par cliquer sur l’interrupteur à bascule, comme illustré dans l’image ci-dessous.

Cela permet de basculer la vue pour afficher la version brouillon sur le côté droit, comme illustré dans l'image ci-dessous.

Commencez à modifier la demande en cliquant sur l'icône de modification affichée dans la fenêtre « Version brouillon » (1). Remarque : Si l'icône de modification n'apparaît pas, cela signifie soit que vous n'avez pas l'autorisation de modifier la demande de modification, soit que le workflow n'est pas à l'étape requise pour la modification.

Après avoir cliqué sur l'icône de modification, une fenêtre d'édition apparaît. L'utilisateur peut alors implémenter la demande de modification sous forme de brouillon.

Remarque : la version préliminaire reflète la mise en forme finale de la demande de modification en question.

Finalisez le processus d’édition en cliquant sur ENREGISTRER.

Cliquez ensuite sur DEMANDER L'APPROBATION (le nom peut être différent dans la configuration de votre organisation) pour faire passer la modification à l'étape suivante du flux de travail.