Abhängig von der jeweiligen Rolle eines Benutzers innerhalb der Organisation kann dieser an Dokumentrevisionen und/oder Genehmigungsverfahren mitwirken. Der Yonder Online Reader unterscheidet zwischen folgenden Anwendungsfällen:

• Änderungsanforderung ausgeben: Ermöglicht Benutzern mit den richtigen Berechtigungen, Änderungsanforderungen für bestimmte Dokumente auszugeben.
• Workflow : Änderungsanfragen eines bestimmten Benutzers werden typischerweise über dedizierte, kundenspezifische Genehmigungsverfahren besprochen und gegebenenfalls genehmigt. Die Details der zugrunde liegenden Workflows hängen stark von Ihren internen Revisions- und Genehmigungsprozessen ab.
• Bearbeiten von Änderungsanforderungen: Während eines bestimmten Workflows können ausgewählte Benutzer innerhalb der Organisation die Berechtigung haben, eine Änderungsanforderung zu bearbeiten und/oder eine Entwurfsversion für eine bestimmte Änderungsanforderung zu implementieren.

Berechtigungen

Benutzer können nur dann an Revisions- und/oder Freigabeverfahren teilnehmen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Diese Einschränkungen werden von der Organisation festgelegt und können daher hier nicht im Detail erläutert werden.

Allerdings: Das Yonder Online Reader Dashboard bietet einen Hinweis darauf, ob einem bestimmten Benutzer die Berechtigung zur Teilnahme an Workflows erteilt wurde: Wenn die Spalte „Mein Workflow auf dem Dashboard des Benutzers nicht sichtbar ist, ist dies ein klarer Hinweis darauf, dass der Benutzer derzeit nicht die Berechtigung hat, direkt an Revisions- und/oder Genehmigungsverfahren teilzunehmen.

Änderungsanforderungen ausgeben

Um einen Änderungsantrag zu stellen, öffnen Sie zunächst das entsprechende Dokument und das Informationsmodul mit den entsprechenden Inhalten. Klicken Sie in der Detailansicht des Informationsmoduls auf den Reiter ÄNDERUNGSANTRAEGE und anschließend auf das Pluszeichen unten rechts.

Hinweis: Wenn das Pluszeichen nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass der Benutzer nicht die Berechtigung hat, Änderungsanträge für das jeweilige Dokument zu stellen.

Nach dem Klicken auf das Pluszeichen werden dem Benutzer mehrere Optionen zum Umfang der Änderungsanforderung angezeigt:

• Inhalt bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen für den vorhandenen Inhalt vor.
• Titel bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen für den Titel des Informationsmoduls vor.
• Modul hinzufügen: Schlagen Sie vor, ein komplett neues Informationsmodul hinzuzufügen.
• Modul löschen: Schlagen Sie vor, das Informationsmodul vollständig zu löschen.

Zur Veranschaulichung sehen wir uns an, wie Sie nach Auswahl der Option „Inhalt bearbeiten“ vorgehen.

Nach der Auswahl wird ein Editorfenster angezeigt.

Benutzer können den Text nun nach ihren Wünschen bearbeiten und ihn mithilfe der bereitgestellten Toolbox formatieren (1). Um von vorne zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche RESET (2).

Wenn Sie mit den vorgeschlagenen Änderungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER (3).

Anschließend wird der Benutzer aufgefordert, einen Titel für die jeweiligen Änderungen vorzuschlagen, wie im Bild unten dargestellt.

Sobald ein Benutzer auf die Schaltfläche „SENDEN“ klickt, gelangt die Änderungsanforderung automatisch in den dokumentspezifischen Workflow-Genehmigungsprozess. Die relevanten Beteiligten werden einmal täglich per E-Mail darüber informiert.

Wie in der Abbildung unten zu sehen, ist der Änderungsantrag nun auch im Informationsmodul unter dem Reiter ÄNDERUNGSANTRAG (1) sichtbar. In dieser Ansicht wird auch der aktuelle Status des Änderungsantrags (2) angezeigt, der den Fortschritt des zugehörigen Genehmigungsverfahrens widerspiegelt. Um die Details des Änderungsantrags erneut anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Änderungsantrag (1).

Benutzer können die Details von Änderungsanforderungen, die sie selbst gestellt haben, auch über die Registerkarte „MY CR“ im Yonder Reader Dashboard verfolgen und darauf zugreifen, wie in der Abbildung unten (1) dargestellt.

Basierend auf der Konfiguration des Genehmigungsworkflows wird ein Benutzer über den Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN (2) und möglicherweise per E-Mail über den Fortgang der ausgestellten Änderungsanforderung informiert.

Workflow

Workflow -basierte Genehmigungsprozesse ermöglichen ausgewählten Benutzern – abhängig von ihrer Rolle – entweder an Diskussionen teilzunehmen und/oder Workflow-Schritte freizugeben.

Stakeholder, die für einen bestimmten Workflow-Schritt erforderlich sind, werden automatisch über die Registerkarte „BENACHRICHTIGUNGEN“ im Yonder Reader -Dashboard (siehe Abbildung unten) und möglicherweise auch per E-Mail benachrichtigt.

Um auf den Workflow zuzugreifen, klicken Sie auf das entsprechende Element im Abschnitt „BENACHRICHTIGUNGEN“. Dadurch wird automatisch die Detailansicht des Workflows angezeigt, wie im Bild unten zu sehen.

Bearbeitung im Frontend

Änderungsantrag bearbeiten

Ausgewählte Benutzer haben möglicherweise die Berechtigung, eine bestimmte Änderungsanforderung in bestimmten Schritten des Genehmigungsworkflows zu bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol im Fenster „Vorschlagstext“, wie im Bild unten hervorgehoben. Hinweis: Wenn das Bearbeitungssymbol nicht angezeigt wird, bedeutet dies entweder, dass Sie nicht berechtigt sind, den Änderungsantrag zu bearbeiten, oder dass dies in dieser Workflow-Phase nicht möglich ist.

Ablehnung einer versehentlich/oder duplizierten Änderungsanforderung

Es ist möglich, einen Änderungsantrag in der Phase „ In Analyse “ abzulehnen . Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „ ABLEHNEN “. Der Änderungsantrag wird abgelehnt und nicht im Revisionsprozess angezeigt. Abhängig vom spezifischen Workflow für Ihren Mandanten/Ihre Dokumente kann es auch zu anderen Zeitpunkten im Workflow möglich sein, einen Änderungsantrag abzulehnen, nicht nur in der Phase „In Analyse“, wie im obigen Beispiel gezeigt.

Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, eine Änderungsanforderung abzulehnen oder zu löschen, wenn sie durch den Workflow in den Status „In Bearbeitung“ verschoben wurde . In dem seltenen Fall, dass eine Änderungsanforderung aus betrieblichen Gründen im Bearbeitungsstatus gelöscht werden muss, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager, um dies von Fall zu Fall zu besprechen und die richtige Lösung zu finden.

Entwurfsversion implementieren

Um sicherzustellen, dass ein freigegebener Änderungsantrag tatsächlich umgesetzt und mit der nächsten Dokumentrevision veröffentlicht wird, muss dieser als Entwurfsversion umgesetzt werden.

Die Entwurfsversion einer bestimmten Änderungsanforderung muss während der jeweiligen Phase eines bestimmten Workflows implementiert werden, die oft als Phase „In Bearbeitung“ bezeichnet wird.

Klicken Sie dazu zunächst auf den Kippschalter, wie im Bild unten dargestellt.

Dadurch wird die Ansicht umgeschaltet und die Entwurfsversion wird auf der rechten Seite angezeigt, wie im Bild unten dargestellt.

Starten Sie die Bearbeitung, indem Sie im Fenster „Entwurfsversion“ (1) auf das Bearbeitungssymbol klicken. Hinweis: Wenn das Bearbeitungssymbol nicht angezeigt wird, bedeutet dies entweder, dass Sie nicht berechtigt sind, den Änderungsantrag zu bearbeiten, oder dass sich der Workflow aktuell nicht in der erforderlichen Bearbeitungsphase befindet.

Nach dem Klicken auf das Bearbeiten-Symbol öffnet sich ein Editor-Fenster. Der Benutzer kann nun den Änderungswunsch als Entwurfsversion umsetzen.

Hinweis: Die Entwurfsversion spiegelt die endgültige Formatierung für den vorliegenden Änderungsantrag wider.

Schließen Sie den Bearbeitungsvorgang mit einem Klick auf SPEICHERN ab.

Klicken Sie dann auf „GENEHMIGUNG ANFORDERN“ (kann in der Konfiguration Ihrer Organisation anders heißen), um die Änderung zum nächsten Workflow-Schritt weiterzuleiten.