A seconda del ruolo specifico che un utente ricopre all'interno dell'organizzazione, potrebbe avere l'opportunità di partecipare alle procedure di revisione e/o approvazione dei documenti. Yonder Online Reader distingue tra i seguenti casi d'uso:

• Invia richiesta di modifica: consente agli utenti con il giusto set di autorizzazioni di inviare richieste di modifica per documenti specifici.
• Workflow : le richieste di modifica emesse da un determinato utente vengono in genere discusse e potenzialmente approvate tramite procedure di approvazione dedicate e specifiche per il cliente. I dettagli dei flussi di lavoro sottostanti dipendono fortemente dai processi interni di revisione e approvazione.
• Modifica delle richieste di modifica: durante un determinato flusso di lavoro, utenti selezionati all'interno dell'organizzazione possono avere l'autorizzazione a modificare una richiesta di modifica e/o implementare una versione bozza per una determinata richiesta di modifica.

Permessi

Gli utenti possono partecipare alle procedure di revisione e/o approvazione solo se in possesso delle autorizzazioni necessarie. Queste restrizioni sono stabilite dall'organizzazione e pertanto non possono essere illustrate in dettaglio in questa sede.

Tuttavia: la dashboard di Yonder Online Reader fornisce un'indicazione se a un determinato utente è stata concessa l'autorizzazione a partecipare ai flussi di lavoro: se la colonna Il mio Workflow non è visibile nella dashboard dell'utente, è una chiara indicazione che l'utente non ha l'autorizzazione a partecipare direttamente alle procedure di revisione e/o approvazione in quel momento.

Richieste di modifica del problema

Per emettere una richiesta di modifica, accedi al documento pertinente e al modulo informativo che contiene il contenuto desiderato. Nella vista dettagliata del modulo informativo, clicca sulla scheda RICHIESTE DI MODIFICA e premi il segno più in basso a destra.

Nota: se il segno più non è visibile, significa che l'utente non ha l'autorizzazione per inviare richieste di modifica per il documento specifico.

Dopo aver cliccato sul segno più, all'utente vengono presentate diverse opzioni sull'ambito della richiesta di modifica:

• Modifica contenuto: proponi modifiche al contenuto esistente.
• Modifica titolo: proponi modifiche al titolo del modulo informativo.
• Aggiungi modulo: proponi di aggiungere un nuovo modulo informativo.
• Elimina modulo: Proponi di eliminare del tutto il modulo informativo.

A titolo esemplificativo, vediamo come procedere dopo aver selezionato l'opzione "Modifica contenuto".

Una volta selezionato, si apre una finestra dell'editor.

Gli utenti possono ora modificare il testo in base alle proprie esigenze, formattandolo tramite la casella degli strumenti fornita (1). Per ripartire da zero, è sufficiente fare clic sul pulsante RESET (2).

Una volta apportate le modifiche proposte, cliccare sul pulsante AVANTI (3).

All'utente viene quindi chiesto di proporre un titolo per le rispettive modifiche, come mostrato nell'immagine sottostante.

Una volta che un utente clicca sul pulsante INVIA, la richiesta di modifica entra automaticamente nel processo di approvazione del flusso di lavoro specifico del documento. Le parti interessate vengono avvisate tramite un'e-mail che viene inviata una volta al giorno.

Come visibile nell'immagine sottostante, la richiesta di modifica è ora visibile anche nella scheda RICHIESTA DI MODIFICA del modulo informativo (1). Questa visualizzazione include anche lo stato attuale della richiesta di modifica (2), che riflette l'avanzamento della relativa procedura di approvazione. Per accedere nuovamente ai dettagli della richiesta di modifica, gli utenti possono semplicemente fare clic sulla richiesta di modifica (1).

Gli utenti possono anche tenere traccia e accedere ai dettagli delle richieste di modifica che hanno emesso loro stessi tramite la scheda MY CR situata nella dashboard Yonder Reader , come illustrato nell'immagine sottostante (1).

In base alla configurazione del flusso di lavoro di approvazione, un utente viene informato sui procedimenti della richiesta di modifica emessa tramite la sezione NOTIFICHE (2) e potenzialmente tramite e-mail.

Workflow

I processi di approvazione basati sul Workflow consentono agli utenti selezionati, a seconda del loro ruolo, di partecipare alle discussioni e/o approvare i passaggi del flusso di lavoro.

Le parti interessate che devono svolgere una specifica fase del flusso di lavoro vengono automaticamente avvisate tramite la scheda NOTIFICHE situata nella dashboard di Yonder Reader (vedere l'immagine sotto) e potenzialmente anche via e-mail.

Per accedere al flusso di lavoro, cliccare sulla voce corrispondente elencata nella sezione NOTIFICHE sopra menzionata. Verrà automaticamente visualizzata la vista dettagliata del flusso di lavoro, come visibile nell'immagine sottostante.

Modifica nel frontend

Modifica richiesta di modifica

Gli utenti selezionati potrebbero avere l'autorizzazione a modificare una determinata richiesta di modifica in determinati passaggi del flusso di lavoro di approvazione.

Per farlo, clicca sull'icona di modifica visualizzata nella finestra "Testo della proposta", come evidenziato nell'immagine sottostante. Nota: se non vedi l'icona di modifica, significa che non hai l'autorizzazione per modificare la richiesta di modifica o che non è possibile farlo in questa specifica fase del flusso di lavoro.

Rifiuto di una richiesta di modifica sollevata accidentalmente/o duplicata

È possibile " RIFIUTARE " una Richiesta di Modifica nella fase " In analisi ". Basta cliccare sul pulsante " RIFIUTA " e la Richiesta di Modifica verrà rifiutata e non verrà visualizzata nel processo di revisione. A seconda del flusso di lavoro specifico creato per il tenant/documenti, potrebbero esserci altri momenti durante il flusso di lavoro in cui è possibile rifiutare una Richiesta di Modifica, non solo quando è "In analisi", come mostrato nell'esempio sopra.

Si prega di notare che al momento non è possibile rifiutare o eliminare una richiesta di modifica che è stata spostata nel flusso di lavoro allo stato "In modifica". Nei rari casi in cui, per motivi operativi, una richiesta di modifica debba essere eliminata dallo stato di modifica, ti preghiamo di contattare il tuo Account Manager per discutere la questione caso per caso e trovare la soluzione giusta.

Implementare la versione bozza

Per garantire che una richiesta di modifica approvata venga effettivamente implementata e pubblicata con la successiva revisione del documento, è necessario implementarla come versione bozza.

La bozza di una determinata richiesta di modifica deve essere implementata durante la rispettiva fase di un determinato flusso di lavoro, spesso denominata fase "In modifica".

Per farlo, inizia cliccando sull'interruttore a levetta, come mostrato nell'immagine sottostante.

In questo modo la visualizzazione cambia e la versione bozza viene mostrata sul lato destro, come mostrato nell'immagine sottostante.

Inizia la modifica cliccando sull'icona di modifica visualizzata nella finestra "Versione Bozza" (1). Nota: se non vedi l'icona di modifica, significa che non hai l'autorizzazione per modificare la richiesta di modifica o che il flusso di lavoro non è attualmente nella fase richiesta per la modifica.

Una volta cliccato sull'icona di modifica, si apre una finestra di modifica. L'utente può ora implementare la richiesta di modifica come bozza.

Nota: la versione bozza riflette la formattazione finale della richiesta di modifica in questione.

Per concludere il processo di modifica, cliccare su SALVA.

Quindi fare clic su RICHIEDI APPROVAZIONE (potrebbe avere un nome diverso nella configurazione della tua organizzazione) per far avanzare la modifica alla fase successiva del flusso di lavoro.